Die Kassen-Nachschau durch die Finanzverwaltung ist Bestandteil des Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152).

Zusätzlich geregelt durch Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Ergänzend zusätzlich geregelt durch Anwendungserlass zu § 146b AO veröffentlicht (BMF, Schreiben vom 29.05.2018)

Im §146b AO heißt es unter anderem dazu:
Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Öffnungszeiten die Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.

Zur Kassen-Nachschau erscheint der Amtsträger in den Geschäftsräumen bzw. im Betrieb. Zu diesen und auch Zusatzräumen ist ihm Zugang zu gewähren. Gegen Ihren Willen darf der Prüfer Ihre Wohnräume nur „zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“ betreten.

Die Kassen-Nachschau ist seit dem 1. Januar 2018 zulässig. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat dazu mit Schreiben vom 29. Mai 2018 den Anwendungserlass zur Abgabenordnung ergänzt und Präzisierungen zur Kassen-Nachschau gem. § 146b AO aufgenommen.

Der Amtsträger darf innerhalb der Kassen-Nachschau eine Vielzahl von Themen überprüfen, dazu gehören z.B:

- ob das Kassenbuch im Betrieb korrekt geführt wird,
- ob sämtliche Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst wurden,
- ob die Organisationsunterlagen vorliegen,
- ob die Verfahrensdokumentation vorliegt,
- ob die Kasse kassensturzfähig ist,
- ob die Tax Compliance (IKS) ordnungsgemäß ist
und darf einen Datenexport aus der Kasse vornehmen.

Der Amtsträger kann in diesen Fällen auch schon vor dem 01.01.2020 verlangen, dass die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Es sind folgende Unterlagen bei einer Kassen-Nachschau vorzulegen:

Verfahrensdokumentation

Betriebsdokumentation

Datensicherungskonzept

Digital abgelegte Belege (ggf. DMS)

Anwenderdokumentation
- Arbeitsanweisungen zu steuerrelevanten Vorgängen
- Arbeitsanweisungen zu Belegerfassungen

Tax Compliance (Steuer IKS)
- Einhaltung der Ordnungsvorschriften zu § 153 AO
- in welcher Form werden Daten erfasst?
- wie werden die Daten in den nachfolgenden Prozessschritten verarbeitet?

Technische Systemdokumentation des Kassenherstellers
- Beschreibung der elektronischen Registrierkasse
- Beschreibung der Warenwirtschafts-Soft- und Hardware
- Funktionsweise des Programms
- Datenbankstrukturen und -felder
- Änderungsprotokolle
- Protokolle über die Programmierung/Änderungen
- Datenerfassungsprotokolle
- Protokollierung der Parameter
- Bedienerhandbuch
- nachvollziehbare Historie der Programmänderungen
- Historie der eingesetzten Programme
- Datensicherungen

Technische Systemdokumentation:
- der Buchhaltungssoftware (Kassenbuch)
- der Dokumentenmanagementsoftware
- des Cloud Systems
- der Software zum Schutz des Datenzugriffs

Um die Anforderungen insbesondere an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen, muss in der Verfahrensdokumentation der gesamte organisatorische und technische Prozess beschrieben werden. Es handelt sich also um ein zentrales Informationsdokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung.

Die GoBD verlangen: Eine Person mit entsprechendem Sachverstand muss die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen können. Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt im Rahmen einer Betriebsprüfung einen Formalmangel dar.

Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung lässt die Rechtsprechung keinen Zweifel an der Rechtmäßigkeit von Zuschätzungen auf Grund von Richtsatzverprobungen. Eine Schätzung ist daher grundsätzlich gerechtfertigt, wenn das Finanzamt zusätzlich konkrete Hinweise auf die sachliche Unrichtigkeit des Buchführungsergebnisses geben kann oder der Steuerpflichtige selbst Unregelmäßigkeiten einräumt.

Verantwortlicher ist der Betriebsinhaber. Die Abgabenordnung spricht vom (betroffenen) Steuerpflichtigen bzw. Inhaber. Damit scheiden Mitarbeiter des Betriebes als Verantwortliche aus, sind aber für die konkrete Durchführung der Kassen-Nachschau trotzdem Ansprechpartner (gemäß Anwendungserlass zu § 146b AO (BMF Schreiben vom 29.05.2018).

Ja! Bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen oder seines gesetzlichen Vertreters (zum Beispiel Filialleiter) sind alle Mitarbeiter zur Mitwirkung verpflichtet, soweit diese hierzu tatsächlich in der Lage sind und rechtlich vom Inhaber zu Bedienung der Kasse befugt wurden.

Die Entscheidung, ob während der Kassen-Nachschau ein Kassensturz durchgeführt wird, liegt im Ermessen des Amtsträgers.

Nein, man hat keinen Anspruch auf eine Vertagung der Kassen-Nachschau.

Nach dem Gesetzeswortlaut führt die Kassen-Nachschau ein „Amtsträger“ durch. Dazu gehören insbesondere Verwaltungsangestellte im Finanzamt, nicht zwingend Beamte, auch nicht zwingend Außenprüfer.

Die Kassen-Nachschau darf während der üblichen Geschäftszeiten, aber auch außerhalb dieser Zeiten vorgenommen werden, sofern im Unternehmen noch/schon gearbeitet wird (Arbeitszeiten).

Nein, der Amtsträger darf auch einen Testkauf durchführen.

Der Prüfer kann inkognito die öffentlich zugänglichen Geschäftsräume betreten, die dortigen Vorgänge beobachten und Testkäufe vornehmen. Die eigentliche Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassenabläufe beginnen.

Beginnt der Beamte aber dann die Kassen-Nachschau muß er einen Dienstausweis und ein Schriftstück des Finanzamtes vorlegen.

Nein, der Inhaber kann umgehend informiert und ein Steuerberater kontaktiert werden, der Beamte des Finanzamtes muss jedoch nicht warten, bis diese vor Ort sind.

Ja, zu Dokumentationszwecken ist der Amtsträger berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.

Ja. Für diesen Fall ist es ratsam je Kasse einen original verschlossenen neuen USB Stick bereitzuhalten. Verschiedene Kassensystem formatieren des USB Stick beim Export, so dass je Export nur ein USB Stick verwendet werden kann.

Der Steuerpflichtige hat nach § 146b Abs. 2 AO ab dem 1.1.2018 auf Verlangen des Amtsträgers für einen vom Amtsträger bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen zu gewähren.

Die Kassen-Nachschau stellt keine Außenprüfung nach § 193 AO dar. Sofern Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen bzw. -buchungen besteht, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Je nach Umfang der Mängel werden dann ggf. Einnahmen hinzugeschätzt, welche zu Steuernachzahlungen führen.

Da die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung darstellt, ist kein Prüfungsbericht anzufertigen. Werden jedoch auf Grundlage der Kassen-Nachschau die Besteuerungsgrundlagen geändert, ist dem Steuerpflichtigen zuvor rechtliches Gehör zu gewähren. Gegen die Änderungen im Steuerbescheid kann Einspruch eingelegt werden.