Wir sind Spezialist in der Erstellung von betriebswirtschaftlichen Verfahrensdokumentationen

Verfahrensdokumentationen für Unternehmen und Betriebe

Basierend auf einem über viele Jahre gewachsenen Wissen  sind wir in der Lage, ein umfassendes Leistungsangebot zu den gesetzlichen Anforderungen anzubieten. 

2026 wieder mehr Betriebsprüfungen

Bereits seit 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorschriften zur steuerlichen Betriebsprüfung.

Die Neuregelungen sollen das Verfahren vor allem beschleunigen. Das müssen Steuerpflichtige jetzt beachten. Der Gesetzgeber hat sich vorgenommen, steuerliche Betriebsprüfungen zu modernisieren und zu beschleunigen. Das zugrundeliegende Gesetz ist bereits seit dem 1. Januar 2023 in Kraft. Einzelne, wichtige Vorschriften gelten jedoch erstmalig für nach dem 31. Dezember 2024 entstehende Steuern und für vorher entstandene Steuern, sofern für diese nach dem 31. Dezember 2024 eine Prüfungsanordnung bekannt gegeben wird. Mit dieser Regelungstechnik gelten im Rahmen der steuerlichen Betriebsprüfung ab dem 1. Januar 2025 erstmals zahlreiche neue Vorschriften.


Steuerliches Mehrergebnis bei Kleinbetrieben von rund 3 Mrd. Euro

Im Jahr 2023 waren in der Betriebskartei der Finanzämter 8.409.661 Betriebe erfasst, von denen 146.516 Betriebe geprüft wurden. In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2023 bundesweit 12.394 Prüferinnen und Prüfer tätig. Es wurde ein steuerliches Mehrergebnis von rund 13,2 Mrd. Euro festgestellt, wovon 10,2 Mrd. Euro auf die Prüfung von Großbetrieben entfielen. Quelle BMF-Monatsbericht Oktober 2024


Betriebsprüfungen sollen künftig früher begonnen und abgeschlossen werden

Die steuerliche Betriebsprüfung ist ein Verfahren, das der Sicherung einer vollständigen und richtigen Besteuerung dient. Geprüft werden Betriebe und Freiberufler. Von den 8.409.661 erfassten Betrieben wurden im Jahr 2023 insgesamt 146.516 Betriebe geprüft. 

Kassen bleiben Lieblingsthema der Betriebsprüfer

Spätestens seit dem Jahr 2023 müssen elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Und mit der Einführung der TSE-Pflicht hat die Finanzverwaltung auch eine Meldepflicht für entsprechende Kassensysteme eingeführt. Das Mitteilungsverfahren steht seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Die Meldepflicht bringt insbesondere für Einzelhändler, Dienstleister, Hoteliers und Gastronomen, aber auch alle anderen Unternehmer, die elektronische Kassensysteme nutzen, erneut bürokratischen Aufwand mit sich.


Die Finanzverwaltung gewährte sechs Monate Schonfrist. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme war die Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 vorzunehmen. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind dann jedoch innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden. Dies gilt ebenfalls für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme.


Hierzu gibt es ein aktuelles Schreiben des BMF Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO)

Es gelten verschärfte Anforderungen bei der Führung von Kassen und Unterlagen

Durch die Kassen-Nachschau hat das Thema Verfahrensdokumentation noch mehr an Brisanz gewonnen. Gerne helfen wir Ihnen dabei, die erforderlichen Maßnahmen einzuleiten. Senden Sie eine Nachricht über das Kontaktformular. 

Elektronische Kassen – Meldepflicht bereits seit 01.01.2025 !

Fristen für die Meldung von elektronischen Registrierkassen in Deutschland

Unternehmen müssen alle Registrierkassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme sowie die dazugehörige zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE), die in Ihrem Betrieb angeschafft wurden, melden. Folgende Regelungen und Fristen gelten:


Alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Alle ab dem 1. Juli 2025 angeschafften Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Das gilt auch für gemietete und geleaste Kassensysteme.


Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen und nicht mehr im Betrieb vorgehalten werden, müssen innerhalb eines Monats abgemeldet werden.

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen, müssen nur abgemeldet werden, wenn sie zuvor angemeldet worden sind.

Bei jeder Mitteilung müssen stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung übermittelt werden.


Betroffen sind von der Meldepflicht Kassensysteme und elektronische Registrierkassen. Was genau dazu zählt und welche Informationen übermittelt werden müssen, hat das Bundesfinanzministerium 2023 in einem BMF-Schreiben konkretisiert .

GoBD – Der neue Praxisleitfaden für Unternehmen ist da
Die neue Version des GoBD-Praxisleitfadens der AWV berücksichtigt aktuelle Änderungen aufgrund des Jahressteuergesetzes 2020. Hierüber wurde unter anderem die AO dahingehend angepasst, dass die Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher und sonstiger erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen durch den Wegfall des Antragserfordernisses für EU-Mitgliedstaaten erheblich erleichtert wird. Diese für die Praxis wichtige Änderung greift der Leitfaden in der neuen Version auf. Insbesondere in Kapitel 4.4 "Wo ist aufzubewahren?" wird die Neuerung nun dargestellt.

Umsetzung der GoBD in die Praxis
Mit der Veröffentlichung des aktualisierten GoBD-Leitfadens erhalten Unternehmen und deren steuerliche Berater eine aktualisierte Hilfestellung, um an den neuen GoBD-Regelungen möglichst rechtssicher zu partizipieren und bei Verschärfungen auf der sicheren Seite zu sein. Der AWV-Praxisleitfaden sorgt für ein besseres Verständnis der GoBD und zeigt hierfür konkrete Wege auf. Der Leser wird in die Lage versetzt, qualifizierte Entscheidungen zur Umsetzung der GoBD zu treffen.

Fachberatung für Verfahrensdokumentationen

Als unabhängiges Beratungsunternehmen sind wir der richtige Partner für kleine und Mittelstandsunternehmen sowie für Komunen, Behörden und Ämter wenn es um die Vorbereitung auf Zertifizierungen geht.


Wir sind seit über 32 Jahren Experten in der Beratung und Durchführung der Prüfung für Zertifizierungen. Wir finden maßgeschneiderte Lösungen für unsere Kunden und respektieren ihre Individualität.


Aufgrund unseres beruflichen Hintergrundes sprechen wir exakt Ihre Sprache, von Unternehmer zu Unternehmer sowie Komunen und Behörden. Die vertrauensvollen und langjährigen Partnerschaften mit zahlreichen Mandanten, geprägt durch Leistung und menschliche Werte, sind Basis der gemeinsamen Erfolge.


Kassenprüfung nach GoBD

Mit unserer Begleitung sind Sie bei der Prüfung Ihrer Kassensysteme in professionellen Händen. Im Focus unserer Arbeit steht durch die Prüfung der nachhaltige Nutzen für Ihr Unternehmen, verbunden mit erhöhter Wettbewerbsfähigkeit.

 

Offenheit, Vertrauen und partnerschaftlicher Umgang sowie absolute Transparenz und Direktheit bestimmen unsere Arbeitsweise. Nur so lassen sich maßgeschneiderte und zielführende Zertifizierungslösungen erarbeiten.


Wir kennen die spezifischen Problem- und Fragestellungen von kleinen Unternehmen und des Mittelstandes, sprechen Ihre Sprache und arbeiten ausschließlich lösungs- und umsetzungsorientiert. Wir arbeiten pragmatisch und bodenständig, um die Komplexität von Aufgaben im Audit zu bewältigen.

Task-Force
Betriebsinhaber, die sich in Folge bereits in einer Betriebsprüfung befinden, oder weitere Schritte der Finanzbehörde eingeleitet wurden, sollten in Betracht ziehen, dass vollständige Organisationsunterlagen und die Verfahrensdokumentation um so wichtiger sind.

Im Falle dringender Anfragen nutzen Interessenten das Nachrichtenfeld des Kontaktformulars für weitere Beschreibungen zur Situation.
KASSEN-NACHSCHAU

In 2026 und bereits seit 2018 sind spontane Überprüfungen ohne vorherige Anmeldung vom Finanzamt möglich. Wer nach einer unangekündigten Vor-Ort Prüfung keine ordnungsgemäße Kasse hat, kann vom Finanzamt geschätzt und es kann die Betriebsprüfung angeordnet werden.



Seit dem 1. Januar 2024 müssen der Kundenbeleg und die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen je Transaktion die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten. Bisher musste nur eine der Seriennummern belegt bzw. protokolliert werden. Darüber hinaus muss der Beleg den Prüfwert der Transaktion aus der Protokollierung und den fortlaufenden Signaturzähler enthalten. Gleichzeitig ist anzugeben, wenn mehrere Zahlungsarten verwendet wurden.

Wir sind Ihr Spezialist im Fachbereich betriebswirtschaftlicher Dokumentationen

Basierend auf einem über viele Jahre gewachsenen Wissen  sind wir in der Lage, ein umfassendes Leistungsangebot zu den gesetzlichen Anforderungen anzubieten. 
Experten BLOG
Formeller Mangel EC-Kartenumsätze in der Kasse
   neuester BLOG Artikel
Bundesweit 62.000 Strafverfahren wegen Steuerstraftaten
   Im BLOG meißt gelesen
Unangekündigte Nachschau - Besuch durch Ordnungsamt und Polizei
Kassenumsatz
Die Finanzbehörden nehmen mit der Kassen-Nachschau eine Prüfung der Kassenumsätze und Organisationsunterlagen im Betrieb vor. Bereits seit dem 01.01.2018 wird gesetzlich zugelassen, die unangekündigte Kassen-Nachschauen durchgeführt.

Das Finanzamt prüft auffällige Sachverhalte in der Kassendokumentation. Wird der Amtsträger der Finanzbehörde fündig, drohen erhebliche Steuer-Hinzuschätzungen. Umso wichtiger ist die lückenlose Aufzeichnung nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. 

Wir informieren detailliert in die Richtung "was ist alles notwendig, die Kassen-Nachschau des Finanzamtes Vor-Ort in Ihrem Betrieb erfolgreich zu meistern". Bei Betriebsprüfungen kann eine gute Verfahrensdokumentation die Unternehmen vor negativen steuerlichen Konsequenzen bewahren. 

Um Ihren Betrieb auf die Einhaltung der Vorschriften von Kassenumsätzen zu den gesetzlich geforderten Organisationsunterlagen vorzubereiten, erhalten Sie bei uns alle wichtigen Informationen.

Die neue Informationsbroschüre kostenfrei zugesendet

Zur Anfrage eines Termins oder Versand der Informationsbroschüre
senden Sie uns eine Nachricht über das Kontaktformular
Gesetzlich notwendig - die Organisationsunterlagen
VERFAHRENSDOKUMENTATION
Mit dem BMF Anwendungserlass vom 29.05.2018 wurde auch nochmals das Thema Verfahrensdokumentation hervorgehoben. Nach einer Umfrage sind die meisten Betriebe noch unvorbereitet, wenn der Prüfer der Finanzbehörde plötzlich und unangemeldet in der Tür steht.
VERFAHRENSDOKUMENTATION
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element der GoBD. Sie wird unabhängig von der Unternehmensgröße, der Umsatzgröße oder Unternehmensform vorausgesetzt. Bei unseren Kunden stellen wir immer wieder fest, dass bereits ein Großteil der GoBD-Vorgaben in Betrieben vorhanden bzw. berücksichtigt sind, jedoch nicht in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert wurden.
KASSEN-NACHSCHAU AB 2018
Vor lauter DSGVO und securPharm dürfen Unternehmer nicht vergessen, sich auf die weit größeren Risiken einzustellen: unangekündigte Betriebsprüfungen mit der neuen Kontrollmethode der Kassen-Nachschau.
VERFAHRENSDOKUMENTATION
Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau einen Formalmangel dar und kann zu Sicherheitszuschlägen und Steuernachzahlungen führen. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation stellt viele Firmeninhaber und deren Berater oftmals vor eine unlösbare Aufgabe. 
KASSEN-NACHSCHAU - BFM STATEMENT
Das BMF hat den Anwendungserlass zu § 146b AO veröffentlicht (BMF, Schreiben vom 29.05.2018 - IV A 4 - S 0316. Hintergrund: Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (GoBD) ist § 146b AO - neu eingefügt worden. Nach dem 31.12.2017 ist diese Regelung anzuwenden.

Unsere Beratung - persönlich und kompetent

Die KW Beratung ist ein qualifizierter und kompetenter Ansprechpartner seit 32 Jahren Erfahrungen im Bereich Unternehmer und Unternehmen. Wir betreuen Unternehmen in zahlreichen Branchen. Dies in kurzfristigen Einzelmaßnahme bis zum langfristigen Gesamtprojekt.

Unsere Beratung steht für ganzheitliche und nachhaltige Lösungen und unterstützen Inhaber und Betriebsleiter von Betrieben bei sämtlichen Abläufen und Strukturen Ihres Unternehmens. Bei allem, was wir tun, stehen unsere Kunden im Mittelpunkt.
Eine unserer Stärken sehen wir darin, uns an die Kundenbedürfnisse anzupassen und uns schnell in die betrieblichen Abläufe einzuarbeiten. Wir betreuen und begleiten Sie in Ihrem Mandat so lange wie es von Ihnen gewünscht wird – auch in der Umsetzung stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Die KW Beratung verpflichtet sich ihrer Kunden gegenüber zu absoluter Verschwiegenheit, Seriosität und Neutralität. Uns zeichnet eine starke Kundenorientierung und eine hohe fachliche Kompetenzen aus. Mehr unter: Unser Angebot.

Wir arbeiten mit allen bestehenden technischen Systemen in Ihrem Betrieb

Unabhängig Ihres Kassensystems, ihres Warenwirtschaftsystems, Grosshändlers und neutral zu allen weiteren Gegebenheiten Ihres Betriebes.
In unserer langjährigen Praxis in der Beratung mit den Schwerpunkten der Prozessanalyse und der Dokumentation, stellen uns unsere Kunden nunmehr häufig die Frage, wie sie die GoBD in ihrem Betrieben berücksichtigen bzw. implementieren sollen. Sie selbst wissen nicht genau, wie diese Vorgaben sinnvoll zu integrieren sind.

Die Anforderungen der GoBD sind lediglich funktional beschrieben und enthalten keine Beispiele wie das in der Praxis erfolgen könnte, so dass sich ein Inhaber bei der Umsetzung daran orientieren kann. Hinzu kommt noch, dass Betriebe in der Regel bereits Kassen- und Warenwirtschaftssysteme mit entsprechend individuellen und komplexen Ausprägungen im Einsatz haben. Hier besteht die Herausforderung darin, die vorhandenen Datenverarbeitungssysteme und deren zugehörige Prozesse mit den funktional beschriebenen Anforderungen der GoBD abzugleichen.
In der Umsetzung der GoBD spielen drei wesentliche Bereiche eine wichtige Rolle: Der Betrieb, der Steuerberater und die KW Beratung zur Umsetzung der Verfahrensdokumentation. Zu beachten ist das Unternehmen mit den dazugehörigen DV-Systemen und Ablaufprozessen, sowie die dazugehörigen, steuerrelevanten Aspekte. Der Inhaber kennt sein Geschäft mit seinen Kernkompetenzen, der Steuerberater kennt die dazugehörigen steuerrelevanten Aspekte.

Wir übernehmen die Optimierung und Anpassung der bestehenden DV-Systeme und Ablaufprozesse und zwar so, dass für beide Seiten – also der des Unternehmens und der des Steuerberaters – eine optimale Lösung entsteht. Für eine effektive Realisierung der GoBD-Vorgaben ist daher eine Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmer, dem Steuerberater und uns ideal.

Unsere Leistungen mit der Möglichkeit der staatlichen Förderung!

Die Verfahrensdokumentation sorgt für mehr Sicherheit, Transparenz und Gesetzeskonformität in den Betrieben. Unternehmen und selbständige können Zuschüsse erhalten, wenn sie das Know-how Externer in Anspruch nehmen.

Betriebswirtschaftliche Beratungen werden staatlich gefördert mit Förderzuschüssen des Bundes und EU durch Fördermittel des ESF. Wir bieten Ihnen als registriertes Beratungsunternehmen die Beantragung von Fördermitteln im Zuge der Umsetzung des Qualitätsmanagement Projektes an. Mehr unter Förderung.

Ihre Möglichkeiten:

1.

Sie ignorieren die Vorschriften

Im Grunde kann und darf man Vorschriften nicht ignorieren. Jedoch nutzen leider Unternehmen diese Möglichkeit. Dies in einer zu vermutenden hohen Dunkelziffer. Bei einer Betriebsprüfung ist die Folge, dass steuerliche und betriebswirtschaftliche Unzuverlässigkeit und Fahrlässigkeit unterstellt wird. Die Aberkennung des steuerlichen Ergebnisses und Schätzungen sind die teuere Folge.

2.

Sie erstellen Unterlagen selbst

Eine vollständige und umfängliche Verfahrensdokumentation selbst zu erstellen ist möglich. Die Recherche, die Beschaffung aller notwendigen Unterlagen und die Anfertigung wird jedoch Aufgrund des zeitlichen Aufwands gerne aufgeschoben und schlussendlich kann diese wichtige Aufgabe in Vergessenheit geraten. Die Beauftragung der Dokumentation ist der konsequentere Weg.

3.

Sie beauftragen die Erstellung

Der Ruf zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mag bei Vielen ungehört verhallen. Geht es jedoch um bargeldintensive Betriebe, muss die Empfehlung lauten, die Dokumentation bereits erstellt zu haben!

Auch in diesem Bereich gilt; fehlt einem selbst die Routine in der Erstellung betriebswirtschaftlichen Unterlagen, dann ist oft der schnellerer und besserer Weg dies an einen Profi zu vergeben.

Es gelten verschärfte Anforderungen bei der Führung von Kassen und Unterlagen

Durch die Kassen-Nachschau hat das Thema Verfahrensdokumentation noch mehr an Brisanz gewonnen. Gerne helfen wir Ihnen dabei, die erforderlichen Maßnahmen einzuleiten. Senden Sie eine Nachricht über das Kontaktformular. 
Als bargeldintensiv gilt ein Unternehmen bereits dann, wenn der Barumsatz mehr als 10% des Gesamtumsatzes ausmacht.

Bargeldintensive Betriebe und somit sehr stark im Fokus sind unter Anderem Apotheken, Bäckereien, Friseure, Gastronomie, Einzelhandel, Supermärkte, Taxiunternehmen, Tankstellen und nahezu jede Form von Einzelhandel.
Beachten Sie, dass diese Regelungen zu erheblichen Mehraufwänden führen kann, wenn Sie derzeit eine offene Ladenkasse oder ein Kassensystem führen. 

Wir sind in der Beratung unabhängig, wir kooperieren mit ihrem bestehenden Steuerberatern und stellen auf Wunsch auch die Verbindung zu Steuerkanzleien her.
Handeln Sie jetzt! Abzuwarten kann eine fatale Fehleinschätzung sein!
Kontakt
Sie nehmen mit uns kurz Kontakt auf und wir vereinbaren mit Ihnen im Rückruf einen Gesprächstermin Vor-Ort.

Ein Spezialist bespricht mit Ihnen die Ausgangssituation im Betrieb ganz genau und vereinbart die Vorgehensweise.
Analyse
Ein Fachberater kommt in Ihren Betrieb und analysiert mit Ihnen zusammen Ihre Organisation rund um die Aufzeichnung von Bargeschäften. 
Umfang
Anhand der Gegebenheiten in Ihrem Betrieb und der steuerrelevanten Vorgänge wird die Verfahrensdokumentation entworfen.
Erstellung
Es wird besprochen, wie der Betrieb auf die Kassen-Nachschau vorbereitet werden muß. Die Verfahrensdokumentation wird erstellt und kann entsprechend der Neuerungen im Betrieb weiter aktualisiert und angepasst werden.

Ihre Nachricht an uns

Sie haben eine Frage? Wir sind für Sie da. Senden Sie uns eine Nachricht, und wir melden uns bei Ihnen. 

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