Formalmangel durch fehlende Verfahrensdokumentation
VERFAHRENSDOKUMENTATION
Das Fehlen der Verfahrensdokumentation ist Formalmangel
Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau einen Formalmangel dar und kann zu Sicherheitszuschlägen und Steuernachzahlungen führen. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation stellt viele Unternehmer und deren Berater oftmals vor eine unlösbare Aufgabe. 
Die Verfahrensdokumentation enthält, wie und in welchen Abständen z.B. das tägliche Kassenbuch zu führen ist. Es regelt auch, wie und in welchen Abständen Daten in der Apotheke zu sichern sind und auch das IKS ist fest in der Betriebsdokumentation verankert.

Die technische Betriebsdokumentation des Kassenherstellers ersetzt nicht die Verfahrensdokumentation des Betriebes. Dies ist insofern nicht möglich, da der Kassenhersteller die Vielzahl von relevanten Abläufen des Betriebes nicht kennen kann.

Bei jeder Anwendungsänderung am System ist die Verfahrensdokumentation zu aktualisieren und mit einer neuen Versionsnummer abzulegen. Im schlimmsten Fall kann die gesamte Buchführung verworfen werden und mehr als nur Sicherheitszuschläge auf den Inhaber des Unternehmens zukommen, ausgegangen von einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen​​​​​. Eine negative Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung kann dazu führen, das das Finanzamt die gesamte Buchhaltung nicht anerkennt und verwirft.

Nach Aussagen der Finanzbehörden sollen die Außenprüfer künftig verstärkt nach Mängeln in der Verfahrensdokumentation suchen. Wenn dabei nicht alles stimmt, drohen bei der Prüfung unmittelbar Hinzuschätzungen.

Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt dann im Rahmen einer Betriebsprüfung einen Formalmangel dar und kann im Betrieb zu ganz deutlichen Sicherheitszuschlägen auf den Gewinn und somit zu ganz erheblichen Steuernachzahlungen führen.
Der Betriebsprüfung muss zwingend eine aussagekräftige, vollständige und verständliche Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die sämtliche aktuellen und historischen Systeminhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre) nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen der jeweiligen elektronischen Aufzeichnungssysteme entspricht.

Der Ruf zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mag bei Vielen ungehört verhallen. Geht es jedoch um bargeldintensive Betriebe, muss die Empfehlung lauten, die Dokumentation bereits erstellt zu haben!


Auch in diesem Bereich gilt; fehlt einem selbst die Routine in der Erstellung betriebswirtschaftlichen Unterlagen, dann ist oft der schnellerer und besserer Weg dies an einen Profi zu vergeben.

In der Praxis sollte sich der Unternehmer umgehend um die Erstellung einer aussagefähigen Verfahrensdokumentation kümmern. Die Erstellung einer historisierten Verfahrensbeschreibung im Nachhinein dürfte äußerst komplex und schwierig sein.

Es gelten verschärfte Anforderungen bei der Führung von Kassen und Organisationsunterlagen

Durch die Kassennachschau hat das Thema Verfahrensdokumentation noch mehr an Brisanz gewonnen. Gerne helfen wir Ihnen dabei, die erforderlichen Maßnahmen einzuleiten. Wir sind zeitnah und schnell für Sie da, bei der Erstellung notwendiger Unterlagen. Rufen Sie uns an oder senden Sie eine Nachricht über das Kontaktformular. 
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