EC-Kartenumsätze in der Kasse

Formeller Mangel wegen EC-Kartenumsätze in der Kasse droht

Gerade die sogenannten Bargeld-Betriebe haben neben der Vereinnahmung von Bargeld auch Einnahmen über EC-Kartenzahlungen. Häufig ist es in diesem Zusammenhang gelebte Praxis, dass alles, auch die EC-Kartenumsätze, in der Kasse als Einnahme erfasst werden. Im Weiteren werden die EC-Zahlungen dann wieder als Kassenausgang deklariert und über das Konto Geldtransit dem Eingang in der Bank zugeordnet.

Regelmäßig werden EC-Kartenumsätze in der Buchführung folgendermaßen gebucht: Die täglichen Umsätze werden in der Tageslosung erfasst. Dabei werden jedoch häufig nicht nur bare Geschäftsvorfälle festgehalten, sondern es wird der Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC-Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die EC-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Später wird dann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht.

Seit dem 16.08.2017 sind Unternehmen, die sich in einer bargeldintensiven Branche befinden und eine elektronische Kasse führen, noch verunsicherter als zuvor. An dem Tag hat nämlich das BMF dem Deutschen Steuerberaterverband mitgeteilt, dass die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch einen formellen Mangel darstellt.

Werden bare und unbare Geschäftsvorfälle nicht getrennt verbucht, liegt ein Verstoß gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung vor. Nicht steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze müssen getrennt aufgezeichnet und gekennzeichnet werden. Sonst liegt in der Regel ein Verstoß gegen steuerrechtliche Anforderungen.

Stellt ein Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in Frage, weil Sie bare nicht von unbaren Geschäftsvorfällen getrennt haben, droht die Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn.

Das Kassenbuch soll einen Überblick über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen ermöglichen. Hierfür soll es so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann, um so eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit herzustellen.

UPDATE zum 29. Juni 2018:

Das BMF reagierte mit Schreiben vom 29.6.2018 auf die Hinweise aus der Praxis und konkretisiert damit die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung.  LINK zum BMF Schreiben.

Nach Abstimmung mit den Finanzministerien der Länder gilt nunmehr Folgendes:
"…Die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch stellt, …, sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft einen formellen Mangel dar, da im Kassenbuch lediglich Barbewegungen zu erfassen sind. Sinn und Zweck eines Kassenbuches ist die Dokumentation des jeweils aktuellen Barbestands der Kasse.

Das Kassenbuch soll einen Überblick über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen ermöglichen. Hierfür soll es so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann, um so eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit herzustellen. Wie bereits in dem Schreiben vom 16.8.2017 ausgeführt, ist die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhaltes in der Folge vom Einzelfall abhängig. Werden die ursprünglich im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze z. B. in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder sogar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen, so ist - obwohl die zunächst fälschlich in das Kassenbuch aufgenommenen EC-Karten-Umsätze weiterhin einen formellen Mangel darstellen - weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben.

Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht. …"

Die (zeitweise) Erfassung von Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel. Dieser bleibt aber nach einer Klarstellung des BMF bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht.